Collaboration mit Microsoft 365

Nicole Enders ist Teamleiterin im Bereich Cloud Workplace Solutions bei der CONET Solutions GmbH. Ihre fachlichen Schwerpunkte liegen in der Entwicklung von Lösungen mit Microsoft 365 und SharePoint. Gemeinsam mit ihren Kunden kombiniert sie bewährte Standardprodukte aus dieser Produktpalette und passt sie mithilfe von diversen Entwicklungswerkzeugen an. So entstehen individuell auf die Kunden zugeschnittene Arbeitsumgebungen für Social Intranet, Modern Workplace und Collaboration.

Materialien zum Buch ... 12

Geleitwort ... 13

Vorwort ... 15

Teil I. Grundlagen des modernen Arbeitsplatzes ... 19

1. Collaboration im Arbeitsalltag ... 21

1.1 ... Ziel dieses Buches ... 23

1.2 ... Anforderungen an moderne Teamarbeit ... 28

1.3 ... Was bedeutet Collaboration im Vergleich zu Teamwork? ... 34

1.4 ... Digitalisierung als Motor von Collaboration ... 35

2. Wie finde ich durch den Dschungel an Collaboration-Tools? ... 45

2.1 ... Wichtige Bereiche der Zusammenarbeit ... 46

2.2 ... Einflussfaktoren ... 66

2.3 ... Collaboration-Tools in Microsoft 365 ... 75

2.4 ... Verschiedene Cloud-Angebote ... 83

2.5 ... Checkliste für die Auswahl Ihrer Collaboration-Tools ... 91

Teil II. Verschiedene Formen der Zusammenarbeit in Teams ... 97

3. Mit Teamarbeitsräumen die Zusammenarbeit verbessern ... 99

3.1 ... Teamarbeitsräume in 5 Minuten einrichten ... 99

3.2 ... Wie gehe ich damit um, wenn mein Team wächst? ... 123

3.3 ... Anpassungen zur Unterstützung geografisch verteilter Teams vornehmen ... 134

3.4 ... Unterstützung von Methoden wie Scrum und Kanban ... 138

3.5 ... Erweiterungsmöglichkeiten ... 145

3.6 ... Was kann ich tun, wenn ich nicht in die Cloud gehen möchte? ... 155

4. Projekte optimal unterstützen ... 161

4.1 ... Angebote und Leads verwalten ... 161

4.2 ... Der Auftrag ist da und das Projekt kann starten ... 177

4.3 ... Projektplanung und -management ... 181

4.4 ... Aufgaben bearbeiten und überwachen ... 186

4.5 ... Mit Kunden, externen Mitarbeitern und Partnern zusammenarbeiten ... 188

5. Communities im Unternehmen etablieren ... 205

5.1 ... Netzwerke zwischen Kollegen aufbauen ... 206

5.2 ... Eine Community gründen und Kollegen einladen ... 207

5.3 ... Überblick über die Communities im Unternehmen ... 218

5.4 ... Wie aktiv ist Ihr Netzwerk? ... 221

5.5 ... Communities teilen Ihr Wissen mithilfe von Videos ... 223

Teil III. Collaboration auf Unternehmensebene ... 233

6. Collaboration meets Social Intranet ... 235

6.1 ... Aufbau eines Social Intranets und Kombination mit dem Collaboration-Bereich ... 235

6.2 ... Umfragen und Quiz zur Einbindung der Mitarbeiter ... 255

6.3 ... Ihre persönlichen Informationen verwalten ... 267

6.4 ... Exkurs: Eine alternative Form von Präsentationen ... 278

7. Ausgewählte Unternehmensprozesse unterstützen ... 287

7.1 ... Standard, Low-Code-Solution oder Individuallösung ... 287

7.2 ... Einsatz- und Schichtplanung mit Microsoft Teams ... 289

7.3 ... Lagerverwaltung mithilfe einer mobilen App ... 306

7.4 ... Unternehmensweite Prozesse mit Dynamics 365 ... 329

8. "Mobile first" -- Zusammenarbeit auch von unterwegs ... 371

8.1 ... E-Mail-Kommunikation und Terminverwaltung mit Outlook ... 371

8.2 ... Microsoft Teams ... 372

8.3 ... Community-Arbeit mit Yammer ... 375

8.4 ... Aufgabenmanagement mit Planner ... 377

8.5 ... Unternehmensweite Informationen in SharePoint ... 378

8.6 ... Dateien mit OneDrive verwalten ... 380

8.7 ... Word, PowerPoint, Excel & Co. ... 383

8.8 ... Videos für das Wissensmanagement mit Stream ... 384

8.9 ... Prozessunterstützung mit Power Apps und Power Automate ... 386

8.10 ... Einsatz von mobilen Endgeräten ... 387

9. Verwalten und Sichern von Informationen ... 389

9.1 ... Suche und Untersuchung von Informationen ... 389

9.2 ... Klassifizierung von Informationen ... 415

9.3 ... Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien ... 436

9.4 ... Datenschutz nach der DSGVO ... 440

9.5 ... Weitere Möglichkeiten zur Sicherung von Informationen ... 444

Teil IV. Weiterführende Informationen ... 447

10. Möglichkeiten des Customizings ... 449

10.1 ... Design- und Layoutanpassungen ... 449

10.2 ... Neue Funktionen bereitstellen ... 472

11. Hybride Einsatzmöglichkeiten von Microsoft 365 und SharePoint On-Premises ... 479

11.1 ... SharePoint On-Premises vs. Micros

»Anders als typische Manager-Literatur liefert ihr Buch aber im Wechsel mit prozessbezogenen Überlegungen auch viel technischen Stoff. [...] Unterm Strich hat die Autorin das Kunststück einer Art Quadratur des Kreises rund um Microsofts SharePoint-Konzept vollbracht: Sie spricht Entscheider, Planer und Manager an, aber auch Praktiker. Wer das Buch komplett durcharbeitet, gewinnt sowohl einen Überblick über das große Ganze als auch umfangreiche Kenntnisse darüber, wie man mit den oft etwas hakeligen Anwendungen im Tagesgeschäft umgeht. « c't 202009

»Anders als typische Manager-Literatur liefert ihr Buch aber im Wechsel mit prozessbezogenen Überlegungen auch viel technischen Stoff. [...] Unterm Strich hat die Autorin das Kunststück einer Art Quadratur des Kreises rund um Microsofts SharePoint-Konzept vollbracht: Sie spricht Entscheider, Planer und Manager an, aber auch Praktiker. Wer das Buch komplett durcharbeitet, gewinnt sowohl einen Überblick über das große Ganze als auch umfangreiche Kenntnisse darüber, wie man mit den oft etwas hakeligen Anwendungen im Tagesgeschäft umgeht. «

»Gut verständlich geschrieben und sauber strukturiert, gibt es für jede spezifische Team-Konstellation genau die passenden Tipps. Grafiken und Checklisten helfen, das Gelesene besser zu verstehen und auf die eigene Unternehmenssituation anzuwenden. [...] Mit dem gewonnenen Wissen sollte es gelingen, passende Collaboration-Plattformen zu entwickeln, die genau den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entsprechen.«

»In vier Teilen und insgesamt zwölf Kapiteln werden alle wesentlichen Themen zum Schwerpunkt Collaboration, also der digitalen Zusammenarbeit, behandelt. «

»Das Buch ist recht klar und einfach erklärend geschrieben, viele Begriffe und Zusammenhänge werden in Zusatzkästchen erklärt. [...] Das Buch eignet sich also hervorragend als Arbeitsbuch zum Einrichten und Verwalten von Teams mit Microsoft Office 365 bzw. Microsoft Teams.«